Dlaczego faktura przychodzi z czeskiej spółki? Jak wygląda współpraca z creanova od strony formalnej

Dostałeś od nas ofertę, wycenę albo pierwszą fakturę i w stopce zobaczyłeś czeski adres, IČO zamiast NIP-u i sąd rejestrowy w Ostrawie. Pierwsza reakcja bywa taka sama: „czy to na pewno w porządku, czy mogę to rozliczyć w mojej firmie i z kim właściwie podpisuję umowę”. Ten artykuł odpowiada na te pytania wprost, z perspektywy klienta z Polski, bez zagłębiania się w prawo spółek czy poradnik zakładania działalności za granicą – tym się nie zajmujemy i nie o tym jest ten tekst.

Kim jest JAREX TRADE s.r.o. i dlaczego creanova to jej marka

Creanova to marka handlowa, pod którą działa spółka JAREX TRADE s.r.o. zarejestrowana w Czechach. To nie jest pośrednik ani podwykonawca – to ta sama firma, z którą rozmawiasz od pierwszego kontaktu, tylko zarejestrowana formalnie po czeskiej stronie granicy. Studio, w którym pracujemy na co dzień, znajduje się w Cieszynie, więc spotkanie na miejscu czy rozmowa telefoniczna w języku polskim są równie dostępne, jak w przypadku polskiej firmy.

Nie tłumaczymy tutaj, dlaczego akurat taka forma prawna i lokalizacja – to temat na rozmowę z prawnikiem albo doradcą podatkowym, nie na wpis blogowy. Zależy nam na czymś innym: żebyś wiedział, co dane rejestrowe w stopce faktury oznaczają praktycznie dla Ciebie jako klienta, zanim zadzwonisz z pytaniem „czy to na pewno wy”.

Więcej o zespole i historii firmy znajdziesz na stronie o nas.

Jak wygląda proces współpracy krok po kroku

Zanim przejdziemy do szczegółów formalnych, warto zobaczyć cały proces w praktyce – bo to on odpowiada na większość wątpliwości szybciej niż sam wygląd faktury.

1. Zapytanie i wycena

Piszesz do nas przez formularz, telefon lub e-mail. Rozmowa o zakresie projektu, terminach i budżecie odbywa się po polsku, z osobą z zespołu w Cieszynie – niezależnie od tego, jaki podmiot formalnie wystawi później fakturę.

2. Umowa i akceptacja warunków

Otrzymujesz umowę w języku polskim, z jasno opisanym zakresem prac, terminem realizacji, ceną i walutą rozliczenia. Dopiero na tym etapie widzisz też dane rejestrowe JAREX TRADE s.r.o. jako strony umowy – żadnych niespodzianek po fakcie.

3. Realizacja projektu

Prace nad stroną, sklepem, kampanią czy pozycjonowaniem prowadzi ten sam zespół, z którym rozmawiałeś na etapie wyceny. Kontakt roboczy odbywa się tak samo, jak przy każdym innym projekcie – przez telefon, e-mail lub spotkanie w studiu przy ul. Morcinka 3 w Cieszynie.

4. Faktura i płatność

Po zakończeniu etapu (albo zgodnie z harmonogramem płatności ustalonym w umowie) otrzymujesz fakturę od JAREX TRADE s.r.o., zgodną z wcześniej ustaloną kwotą i walutą. Termin płatności i numer rachunku bankowego widnieją bezpośrednio na dokumencie.

5. Wsparcie po wdrożeniu

Zgłoszenia gwarancyjne czy pytania techniczne obsługuje ten sam zespół – nie ma tu przekazywania sprawy do innego działu czy podmiotu tylko dlatego, że siedziba firmy znajduje się w Czechach.

Kto wystawia fakturę i w jakiej walucie

Fakturę wystawia JAREX TRADE s.r.o. – to ten sam podmiot, z którym ustalałeś zakres projektu i cenę. Walutą rozliczenia jest zwykle euro lub korona czeska, w zależności od ustaleń przy wycenie, choć w praktyce większość polskich klientów rozlicza się w euro, co ułatwia porównanie kosztów niezależnie od kursu złotego. Kwota na fakturze i termin płatności są ustalane z Tobą jeszcze przed podpisaniem umowy, więc nie ma tu żadnej niespodzianki wynikającej z różnicy walutowej – wszystko widzisz w ofercie, zanim zaakceptujesz współpracę.

W praktyce oznacza to też, że kurs waluty na dzień wystawienia faktury (a nie na dzień płatności czy podpisania umowy) jest tym, który bierzesz pod uwagę przy przeliczeniu na złotówki we własnej księgowości. To standardowa zasada przy każdej fakturze zagranicznej, niezależnie od tego, z jakiego kraju UE pochodzi kontrahent.

Co znaczy odwrotne obciążenie przy usługach z UE

Jeśli prowadzisz firmę w Polsce i kupujesz usługę od firmy zarejestrowanej w innym kraju Unii Europejskiej, w większości przypadków obowiązuje mechanizm odwrotnego obciążenia (reverse charge). W praktyce oznacza to, że na fakturze od nas nie widzisz doliczonego VAT-u – to Ty, jako nabywca, rozliczasz podatek we własnej deklaracji, zgodnie z zasadami obowiązującymi w Polsce dla usług nabywanych od kontrahentów z UE. Nie jest to unikalna sytuacja związana wyłącznie z creanova – dokładnie tak samo wygląda rozliczenie z każdą firmą usługową zarejestrowaną w innym kraju unijnym, np. przy zakupie oprogramowania czy usług hostingowych od zagranicznego dostawcy.

Przykładowo, jeśli zamawiasz u nas stronę internetową za równowartość 2000 euro, na fakturze zobaczysz tę kwotę netto, bez doliczonego VAT-u i adnotację o odwrotnym obciążeniu (reverse charge). Obowiązek rozliczenia podatku po stronie nabywcy przechodzi na Twoją firmę – to standardowy mechanizm, a nie wyjątek stworzony specjalnie dla naszych klientów.

Czy potrzebujesz numeru VAT-UE

Żeby transakcja mogła być rozliczona na zasadach odwrotnego obciążenia, standardowo potrzebny jest aktywny numer VAT-UE po Twojej stronie. Jeśli go nie masz, to nie przekreśla współpracy – poinformuj nas o tym na etapie wyceny, a ustalimy, jak poprawnie przygotować fakturę w Twoim przypadku. Zdecydowanie odradzamy zgadywanie tej kwestii samodzielnie – to jeden z tych elementów, które warto z góry wyjaśnić z osobą, która prowadzi księgowość Twojej firmy.

Dotyczy to również sytuacji, w której dopiero zaczynasz działalność gospodarczą i nie masz jeszcze pewności, czy rejestracja do VAT-UE jest Ci w ogóle potrzebna przy tego typu zakupie. Zamiast szukać odpowiedzi w internecie, krótka rozmowa z księgową zajmie mniej czasu niż ryzyko błędnego rozliczenia pierwszej faktury.

W jakim języku podpisujemy umowę

Umowę przygotowujemy standardowo w języku polskim, jeśli pracujesz z nami jako klient z Polski – niezależnie od tego, że fakturującym podmiotem jest spółka zarejestrowana w Czechach. Dotyczy to zarówno umowy głównej, jak i specyfikacji zakresu prac czy warunków wsparcia po wdrożeniu. Jeśli potrzebujesz wersji dwujęzycznej (np. do wewnętrznego obiegu dokumentów w Twojej firmie), przygotowujemy ją na życzenie.

Kto odpowiada z tytułu gwarancji i wsparcia po wdrożeniu

Za gwarancję i wsparcie techniczne po wdrożeniu strony, sklepu czy kampanii odpowiada bezpośrednio JAREX TRADE s.r.o. jako strona umowy – nie ma tu żadnego pośrednika ani oddzielnego podmiotu obsługującego reklamacje. Warunki gwarancji, czas reakcji na zgłoszenia i zakres wsparcia opisujemy wprost w umowie przed startem projektu, żebyś dokładnie wiedział, na czym stoisz, zanim zapłacisz pierwszą fakturę.

W praktyce oznacza to, że jeśli po trzech miesiącach od wdrożenia strony pojawi się błąd objęty gwarancją, zgłaszasz go do tego samego zespołu, z którym ustalałeś zakres projektu – bez przekierowywania sprawy do centrali, działu reklamacji czy zewnętrznej firmy serwisowej. To jeden z powodów, dla których warto mieć umowę z jasno opisanym zakresem wsparcia zamiast polegać wyłącznie na ustnych ustaleniach.

RODO i gdzie przechowywane są dane

Jako administrator lub procesor danych (w zależności od charakteru projektu) przestrzegamy przepisów RODO obowiązujących jednolicie we wszystkich krajach Unii Europejskiej – rejestracja spółki w Czechach niczego w tym zakresie nie zmienia, bo to rozporządzenie unijne, a nie prawo krajowe jednego państwa. Dane przechowywane są na serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej, a szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych – w tym cele, okres przechowywania i Twoje prawa jako podmiotu danych – opisujemy w polityce prywatności oraz w umowie powierzenia przetwarzania danych, jeśli projekt tego wymaga.

Jeśli Twoja firma podlega dodatkowym wymogom w zakresie ochrony danych (np. branża medyczna czy finansowa), zgłoś to na etapie ustalania zakresu projektu – odpowiednie zapisy umowne przygotowujemy indywidualnie, zanim jeszcze zaczniemy pracę nad samym projektem.

Dwujęzyczność jako przewaga przy ekspansji na rynek czeski

To, co dla części klientów jest na początku zaskoczeniem, w praktyce bywa realną przewagą. Cieszyn leży bezpośrednio przy granicy z Czechami, po drugiej stronie rzeki znajduje się czeski Cieszyn (Český Těšín), a nasz zespół od lat pracuje na co dzień w obu językach i rozumie specyfikę zarówno polskiego, jak i czeskiego rynku. To ułatwia zaplanowanie wejścia z ofertą po drugiej stronie granicy – bez tłumacza, bez zgadywania różnic kulturowych w komunikacji marketingowej i bez pośrednika, który musiałby tłumaczyć ustalenia między dwoma zespołami.

Dotyczy to zarówno budowy samej strony w wersji czeskiej, jak i pozycjonowania pod frazy wyszukiwane przez czeskich klientów, które rzadko są dosłownym tłumaczeniem polskich odpowiedników – różnice w nazewnictwie produktów, usług czy nawykach wyszukiwania są tu równie ważne, jak sama poprawność językowa tekstu.

Jeśli zastanawiasz się, jak wygląda nasza komunikacja i oferta po czeskiej stronie, zerknij na wersję czeską strony – to dobry punkt odniesienia, zanim zdecydujesz się na rozmowę o ekspansji.

Checklista: co warto ustalić przed podpisaniem umowy z creanova

• Sprawdź, czy masz aktywny numer VAT-UE, jeśli Twoja firma jest płatnikiem VAT.
• Zapytaj o walutę rozliczenia (euro czy korona czeska) jeszcze na etapie wyceny.
• Poproś o umowę w języku polskim, jeśli potrzebujesz jej do wewnętrznego obiegu dokumentów.
• Ustal warunki gwarancji i czas reakcji na zgłoszenia przed startem projektu.
• Zapytaj o lokalizację przechowywania danych, jeśli projekt obejmuje dane osobowe klientów.
• Skonsultuj sposób księgowania takiej faktury ze swoją księgową przed pierwszą płatnością.
• Jeśli planujesz ekspansję na rynek czeski, zapytaj o możliwości wersji dwujęzycznej strony i SEO.

Najczęściej zadawane pytania

Czy współpraca z firmą zarejestrowaną w Czechach jest legalna i bezpieczna dla mojej firmy w Polsce?

Tak, współpraca transgraniczna w ramach Unii Europejskiej jest standardową praktyką gospodarczą, a nie wyjątkiem. Tysiące polskich firm rozlicza się z kontrahentami zarejestrowanymi w innych krajach UE – zasady odwrotnego obciążenia i handlu wewnątrzunijnego są do tego stworzone. Dane rejestrowe spółki (IČO, DIČ, numer w sądzie rejestrowym) są jawne i możliwe do zweryfikowania w czeskich rejestrach publicznych, dokładnie tak samo jak dane spółki polskiej w KRS.

Czy mogę dostać fakturę w złotówkach zamiast w euro?

Standardowo rozliczamy się w euro lub koronie czeskiej, ale kwestię waluty najlepiej ustalić indywidualnie na etapie wyceny – w niektórych przypadkach jesteśmy w stanie dopasować się do preferencji klienta, o ile zgłosisz to zanim podpiszemy umowę.

Czy mogę rozliczyć taką fakturę jako koszt firmowy?

W zdecydowanej większości przypadków tak, ale sposób księgowania zależy od formy opodatkowania Twojej firmy, statusu VAT i wewnętrznych zasad przyjętych przez Twoją księgową – to jedyna osoba, która powinna potwierdzić Ci szczegóły dla Twojego konkretnego przypadku. Sami, jako wystawca faktury, nie jesteśmy w stanie ocenić, jak dokładnie wygląda sytuacja podatkowa Twojej firmy.

Co się dzieje, jeśli będę miał reklamację albo problem po wdrożeniu?

Zgłaszasz się dokładnie tak samo, jak w przypadku każdej innej firmy usługowej – mailowo, telefonicznie (numer polski +48 791 02 62 92 działa tak samo jak przy pierwszym kontakcie) albo poprzez ustalony wcześniej kanał kontaktu. Za obsługę zgłoszenia odpowiada ten sam zespół, z którym rozmawiałeś od początku projektu, a warunki i czas reakcji są opisane w umowie, więc nie musisz zgadywać, czego się spodziewać.

Podsumowanie

Faktura z czeskiej spółki JAREX TRADE s.r.o. nie oznacza żadnej dodatkowej komplikacji dla Twojej firmy – to ten sam zespół, ta sama umowa i te same zasady gwarancji, jakich oczekujesz od polskiego dostawcy, tylko z inną siedzibą formalną i dwujęzyczną obsługą, która może być dodatkowym atutem przy planach na rynek czeski. Pamiętaj jednak, że rozliczenie konkretnej faktury zawsze potwierdź ze swoją księgową – to ona zna szczegóły Twojej sytuacji podatkowej najlepiej. Jeśli masz dodatkowe pytania dotyczące formalności albo chcesz poznać wycenę projektu – zamów bezpłatną wycenę, a resztę formalności wyjaśnimy już w rozmowie.